14 conseils pour optimiser l'utilisation de Google Agenda

Ces dernières années, de nombreuses personnes sont passées des agendas papier aux calendriers électroniques pratiques. Ces outils, vus superficiellement, sont simples et ont pour fonction de base de vous aider à ne pas oublier vos rendez-vous. Cependant, ce que beaucoup ne savent pas, c'est qu'il est possible de les transformer en une ressource puissante. Voici quelques conseils pour optimiser l'utilisation du Google Agenda:

1. Recevez l'agenda du jour par email

Il est beaucoup plus facile d'organiser votre journée lorsque vous êtes au courant de vos rendez-vous programmés. Pour cela, vous pouvez activer le recevoir l'ordre du jour par mail🇧🇷 Allez simplement dans "Paramètres", cliquez sur le ordre du jour souhaitez modifier, accédez à "Notifications d'événements toute la journée" et activez-les pour recevoir par e-mail. Vous pouvez également configurer la date et l'heure de réception.

2. Ajouter d'autres calendriers

Pour rester synchronisé avec les événements de vos collègues, par exemple, vous pouvez ajouter ces calendriers. Cliquez simplement sur "Ajouter un calendrier" dans le menu de gauche. Si vous n'avez pas d'autorisation d'accès, vous devrez demander et attendre la libération par la personne.

3. Activez le partage de calendrier

Pour partager votre calendrier avec d'autres, vous devez aller dans "Paramètres", cliquer sur le calendrier que vous souhaitez partager et aller dans "Partager. avec des personnes spécifiques. Ensuite, il suffit de "Ajouter des personnes" et d'insérer les e-mails des autres utilisateurs. Vous pouvez également générer un lien partageable juste au-dessus de l'option de partage.

4. Séparez les calendriers

Si vous aimez séparer votre vie professionnelle et personnelle, le conseil est séparer les événements dans différents calendriers🇧🇷 Cliquez simplement sur à côté de "Ajouter un calendrier" et sélectionnez "Nouveau calendrier". Il est également possible de renommer, d'ajouter une description, de définir un fuseau horaire et de partager.

5. Changez la date des événements simplement en faisant glisser

Vous connaissez ces événements que vous n'arrêtez pas de reporter parce que vous êtes toujours dans les temps ? Afin de ne pas oublier de terminer la tâche, faites-la simplement glisser vers une autre date et c'est tout, vous serez à nouveau rappelé.

6. Utilisez des raccourcis

Les raccourcis servent à se faciliter la vie (les bons vieux CTR+C et CTRL+V sont là pour le prouver). Alors le Google Agenda il est rempli de raccourcis que vous pouvez utiliser. Pour les activer, il suffit d'aller dans "Paramètres" et de faire défiler la page jusqu'à la fin. Pour savoir quels raccourcis existent, appuyez simplement sur "?" (Sur les claviers où le "?" est une touche secondaire, vous devez utiliser la touche Maj).

7. Utilisez les tâches

As Tâches ils facilitent l'organisation de votre emploi du temps et sont parfaits pour ceux qui aiment noter toutes leurs tâches dans une liste. Pour les créer, vous devez cliquer sur l'icône « Tâches » à droite du calendrier, puis sur « Ajouter une tâche ». Vous pouvez créer plusieurs listes, ajouter des détails et des sous-tâches à chaque tâche et marquer comme terminée.

8. Personnalisez votre agenda avec d'autres informations

Pour rester au courant de tout ce qui se passe (et ne pas marquer d'événements importants pendant les vacances, par exemple), vous pouvez intégrer des informations dans votre calendrier🇧🇷 Allez dans "Paramètres", recherchez "Ajouter un calendrier" dans le menu de gauche et cliquez sur "Rechercher les calendriers qui vous intéressent". Les options incluent les fêtes religieuses, divers sports et même les phases de lune.

9. Trouvez une date pour vos événements

Presque tout le monde a vécu l'expérience frustrante d'essayer de mettre en place un rendez-vous de groupe et de ne pas être en mesure de trouver une date. Pour cela, le Google Agenda permet de comparer les tâches de chacun et de trouver les temps disponibles. Cliquez simplement sur "+ Créer" à gauche, puis sur "Plus d'options" et cliquez sur l'onglet "Rechercher un horaire". Là, vous ajoutez les invités et vous pouvez vérifier que les heures auxquelles ces personnes ont des rendez-vous apparaissent comme occupées (il est nécessaire que leur agenda vous soit partagé). Alors, trouvez le meilleur moment pour réserver votre événement. Détail : il est possible d'ajouter jusqu'à 20 convives.

10. Créez des événements privés

Même si votre calendrier est partagé, il est possible créer des événements privés🇧🇷 Dans ce cas, vous apparaîtrez comme occupé pour toute personne consultant votre calendrier, mais les détails ne peuvent être vus que par vous. Cliquez simplement sur l'événement et, dans la fenêtre d'édition, choisissez la visibilité comme "Privé".

11. Intégrer un planning

Vous pouvez aussi intégrer votre calendrier à un site Web🇧🇷 Vous devez aller dans "Paramètres" et rechercher "Paramètres des autres calendriers" dans le menu de gauche. En cliquant sur les agendas qui s'y trouvent, vous pouvez « Intégrer un agenda ». Si vous cliquez sur personnaliser, vous serez redirigé vers une page où vous devrez choisir les options et copier le code HTML fourni à inclure sur votre site Web.

Si vous rendez le calendrier public, tout le monde peut le consulter. Sinon, il n'est visible que par ceux avec qui vous l'avez partagé. Une curiosité est qu'il est possible de permettre aux visiteurs de votre site de sauvegarder un événement de calendrier. Pour cela, lors de la création d'un événement, vous devez cliquer sur « Plus d'actions » puis sur « Publier l'événement ». Un autre code HTML apparaît et vous devez le copier sur votre site Web.

12. Ajouter des pièces jointes aux événements

O Google Agenda vous permet de joindre des fichiers aux événements, ce qui est idéal non seulement pour les événements privés, mais pour une réunion, par exemple. Il est possible de le joindre en cliquant sur l'événement et en allant dans la partie description. Les fichiers peuvent être ajoutés directement depuis Google Drive ou votre ordinateur.

13. Organisez le fuseau horaire

Cette astuce est idéale pour tous ceux qui ont besoin de travailler avec des personnes de différents endroits (à l'intérieur ou à l'extérieur du Brésil). Pour ce faire, allez simplement dans "Paramètres", cliquez sur "Horloge mondiale", puis cochez l'option "Afficher l'horloge mondiale" et ajoutez les fuseaux horaires que vous souhaitez voir dans la vue du calendrier.

14. Personnalisez votre calendrier

Changez la couleur des événements, changez la façon dont ils sont affichés et organisez-les selon vos préférences. Pour changer la couleur des événements, vous pouvez le faire lors de la "Création", en cliquant sur "Plus d'options" et en sélectionnant la couleur souhaitée ou vous pouvez "Modifier" après avoir créé. Pour modifier l'affichage du calendrier (quotidien, hebdomadaire, mensuel, annuel, etc.), cliquez simplement sur à côté de Paramètres. Vous pouvez également modifier la couleur des calendriers en cliquant sur les trois icônes d'option qui apparaissent à côté dans le menu de gauche.

Bonus pour optimiser l'utilisation de Google Calendar : Créer des objectifs

c'est seulement possible créer des objectifs avec la candidature Google Agenda sur votre téléphone portable (mais ils peuvent être consultés sur votre ordinateur). Cliquez simplement sur l'icône "+" pour créer et choisissez l'option "Meta". Les options comprennent l'activité physique, le temps pour soi, le temps d'organisation et le temps pour la famille et les amis. L'application planifie les sessions en fonction de vos disponibilités. Vous pouvez également marquer l'objectif quotidien comme atteint ou reporté.

Fontes: PC Mag; Atelier de filet; HubSpot.