20 conseils essentiels pour vous aider à mieux utiliser Gmail

O Gmail C’est le service de messagerie le plus utilisé au monde, et aussi le plus complet. Dans cette optique, nous avons préparé un guide avec des conseils essentiels pour que vous en profitiez au maximum. Voir ci-dessous:

Utiliser les catégories

Lorsque vous entrez sur votre page d'accueil, certains catégories prédéterminées sera désormais disponible et configuré. Ceux que vous voyez dès que vous entrez sont : Principal, Social e Promotions. Dans ces onglets vous pourrez retrouver les emails reçus par des contacts ou avec pertinence, les mentions sur les réseaux sociaux et les offres des sites marchands sur lesquels vous êtes inscrit.

De plus, il est possible d'activer d'autres catégories telles que Mises à jour e Forums: dans ces nouveaux onglets vous pourrez connaître les banques, les comptes et les adresses qui ont envoyé plusieurs messages par semaine. Dans l'onglet Forum, Gmail filtre uniquement les messages de chats et des groupes.

Pour l'activer c'est simple :

Étape 1: Cliquez sur l'icône Paramètres.

Étape 2: Sélectionnez Tous les paramètres.

Étape 3: Accédez à la boîte de réception.

Étape 4: Activez les mises à jour et/ou le forum.

Personnaliser les étiquettes

Maintenant que vous avez utilisé les catégories fournies avec le Gmail, que diriez-vous de créer le vôtre ? Avec les étiquettes, vous avez le contrôle total de vos e-mails, optimisant ainsi Gmail pour de bon. Ceux-ci sont entièrement personnalisables et peuvent être créés selon les besoins de l'utilisateur. De plus, la division des couleurs est une touche supplémentaire pour ceux qui utilisent des méthodes d'organisation des couleurs.

Pour les ajouter, cliquez simplement sur le symbole plus à côté de «balises» et personnalisez-le selon vos besoins, facilitant ainsi la recherche dans le Gmail. Désormais, lorsque vous êtes dans un e-mail, ou même dans votre boîte de réception, sélectionnez l'icône de signet et choisissez-en un ou plusieurs selon vos besoins.

Avoir plusieurs comptes

Il est courant d'utiliser plusieurs comptes de messagerie à des fins différentes. Comme ça, Une astuce intéressante est d'utiliser l'option qui ajoute tous les e-mails dans une seule boîte de réception.. Gmail simplifie le quotidien des utilisateurs avec cette option, disponible sur application.

Autoriser l'annulation de l'envoi

Une erreur de portugais, un faux geste ou même une erreur d'expéditeur sont monnaie courante dans l'immensité des textes écrits quotidiennement et des emails répondus. Pour cela, une astuce sympa à utiliser dans Gmail est de personnaliser le délai d'annulation de l'expédition. Par défaut, le temps sélectionné est de 5 secondes, mais il est possible de le personnaliser jusqu'à 30 secondes, vous permettant ainsi de souffler un peu en cas de problème.

Le processus de configuration est simple :

Étape 1: Sélectionnez l'icône Paramètres.

Étape 2: Allez dans Général.

Étape 3: Choisissez Annuler l'envoi.

Étape 4: Sélectionnez la meilleure période pour vous.

Mode confidentiel

Ce mode est idéal si l'email à envoyer a un sujet plus sensible ou confidentiel. Il empêche le message d'être transmis à une autre personne et est automatiquement supprimé après l'heure sélectionnée. Pour l'activer, sélectionnez simplement le symbole du cadenas dans la boîte email avec minuteur. Ensuite, vous pouvez sélectionner la durée pendant laquelle le message sera disponible.

Créer un abonnement

De plus, une nécessité pour un e-mail organisé est d'avoir une signature. Ce simple ajout à votre Gmail Cela évite les retards et la nécessité de poser des questions telles que « Quelle est l’adresse ? », « Quel est le numéro de téléphone ? », etc. Le paramétrage est simple, il suffit d’aller dans les paramètres et d’ajouter la signature.

Le processus de configuration est simple :

Étape 1: Sélectionnez l'icône Paramètres.

Étape 2: Allez dans Général.

Étape 3: Choisissez Abonnement.

D'accord, importez maintenant simplement une signature ou produisez-en une dans Gmail.

Rechercher dans Gmail

L'outil de recherche Gmail Il est peu exploré et la vérité est qu’il peut être un puissant allié pour l’organisation. Celui-ci, bien que simple, dispose d'une série de commandes qui peuvent être utilisées pour faciliter votre vie quotidienne, allant bien au-delà de la recherche de mots et d'e-mails. L'inconvénient est la nécessité d'une connaissance de base de la langue anglaise, cependant, les actions sont simples et rapides à mémoriser. Examinons ci-dessous d'autres conseils liés à ces commandes.

E-mails envoyés vers et depuis vous

Être conscient des emails que vous avez envoyés et reçus est essentiel pour optimiser votre Gmail, pour cela les commandes peuvent être tapées dans la barre de recherche du Gmail et simplifiez-vous la vie en réunissant tout le monde en quelques clics.

Pour savoir quels messages ont été envoyés à votre patron par exemple, il suffit de rechercher : «à :moi de :e-mail du patron» au bar et ils seront tous regroupés. Le processus inverse serait «de : moi à : email du patron“, montrant à tous ceux que vous lui avez envoyés.

Les commandes sont donc "à: moi de:"Et"de : moi à :" .

Fichiers joints

Imaginez que vous ayez besoin de trouver un PDF joint à un e-mail. Comment puis-je trouver le fichier le plus rapidement possible ? Ici, vous utiliserez la magie de la recherche dans Gmail avec la commande "a: pièce jointe", Quoi fait tous les messages avec les fichiers joints apparaissent dans la boîte de réception.

Cependant, dans cette situation, nous recherchons un fichier PDF et cette commande fera apparaître d'autres fichiers dans la liste. Pour résoudre le problème, remplacez simplement le mot l'attachement (pièce jointe en portugais), par le format du fichier que vous recherchez. La commande serait donc «a : PDF ».

Recherche par date ou par sujet

Pour les messages dont vous n'avez aucune idée de qui vous a envoyé, juste un vague souvenir de la date à laquelle vous l'avez reçu, les commandes avant e après Ils seront vos écuyers dans cette quête. Avant affichera les messages avant la date sélectionnée, car après les derniers. Les commandes qui doivent être tapées seront «avant:25/11/2021"Ou"après :25/11/2021", Par exemple. Changer la date si nécessaire.

Utiliser les commandes du clavier

Pour optimiser l'utilisation de Gmail Avec le clavier, on retrouve des commandes simples et efficaces. Pour naviguer entre les messages d'un fil de discussion, utilisez simplement le Touches P et N, qui vous amène respectivement au message précédent et suivant. Cela évite d'utiliser la barre de défilement et facilite la recherche d'e-mails. De plus, pour envoyer un message rapidement, vous pouvez appuyer sur Ctrl et Entrée simultanément, ce qui permet de gagner du temps en évitant de cliquer sur le bouton Soumettre. Ces commandes clavier uniques permettent d'utiliser le clavier Gmail plus rapide et plus efficace.

Planifier des e-mails

Pour programmer des e-mails dans Gmail, vous pouvez facilement programmer l'envoi de vos messages à une heure précise, ce qui permet une plus grande organisation et une plus grande efficacité dans la communication.

Étape par étape pour planifier des e-mails Gmail:

Étape 1: Ouvrez Gmail et cliquez sur « Rédiger » pour créer un nouvel e-mail.

Étape 2: Composez votre message, y compris le destinataire, l'objet et le corps de l'e-mail.

Étape 3: Lorsque vous avez fini d'écrire, cliquez sur la flèche vers le bas à côté du bouton « Envoyer ».

Étape 4: Sélectionnez l’option « Planifier l’expédition ».

Étape 5: Choisissez une date et une heure spécifiques pour envoyer l'e-mail, ou sélectionnez l'une des options proposées par Gmail.

Étape 6: Cliquez sur « Planifier l’expédition » pour confirmer.

Prêt! Votre email sera envoyé automatiquement à la date et à l'heure sélectionnées.

Utiliser les archives

L'outil d'archivage permet de conserver des emails peu pertinents, mais pas suffisamment pour être supprimés. En archivant, vous gardez votre boîte de réception organisée et sans pages d'e-mails ouvertes sans raison. Lorsque vous en avez besoin, sélectionnez simplement les éléments archivés et recherchez ce dont vous avez besoin.

Lire les e-mails hors ligne

Les fonctions qui vous permettent de lire les messages reçus même sans accès à Internet sont d'excellents outils pour optimiser votre Gmail. Et le Google Avez-vous déjà pensé à cette solution ! Cependant, vous devrez activer les fonctions dans les paramètres du fournisseur.

Pour y accéder, c'est simple :

Étape 1: Cliquez sur l'icône d'engrenage.

Étape 2: Sélectionnez Afficher tous les paramètres.

Étape 3: Allez sur Désactivé et activez.

D'accord, vous pouvez maintenant sélectionner la période pendant laquelle vous souhaitez que vos messages soient disponibles et le Gmail vous avertit de la quantité de stockage qui sera utilisée.

Choisissez des thèmes

Les thèmes peuvent être un bon outil d'optimisation dans Gmail. En plus de le faire ressembler à vous, choisir un thème plus sombre peut contribuer à rendre vos yeux moins fatigués lorsque vous passez du temps devant votre PC.

Pour modifier le thème, c’est simple :

Étape 1: Dirigez-vous vers l’élément d’équipement.

Étape 2: Sélectionnez Thèmes et accédez à Voir tous les thèmes.

D'accord, maintenant, choisissez simplement ce que vous préférez.

Connaître le bon bouton

Sélectionner un email avec le bouton droit est une astuce pour optimiser le Gmail. Lorsque vous utilisez cette fonction par défaut, Gmail affiche une série de commandes pouvant être exécutées. Vous pouvez marquer comme lu, archiver, répondre, entre autres fonctions.

Personnalisez votre clavier

Pour personnaliser les raccourcis clavier, l'utilisateur doit d'abord les activer dans les paramètres de l'appareil. Gmail. Cliquez sur l'icône d'engrenage, sélectionnez "Voir tous les paramètres", allez dans l'onglet " "Avancé» et activez «Raccourcis clavier personnalisés« . Ensuite, allez dans le « Raccourcis clavier» et ajustez les commandes en fonction de vos préférences personnelles. Cela vous permet de configurer des raccourcis spécifiques pour des actions telles que rédiger, répondre ou supprimer des e-mails, rendant ainsi la navigation et la gestion des messages beaucoup plus rapides.

Utiliser l'écriture intelligente

Smart Compose suggère des phrases et des mots au fur et à mesure que vous tapez, en fonction du contexte de votre e-mail. Pour l’activer, allez sur l’icône d’engrenage, sélectionnez «Voir tous les paramètres", plus tard "Général", et faites défiler vers le bas jusqu'à ce que vous trouviez "Propositions de rédactionLe". Activez cette option pour commencer à recevoir des suggestions automatiques. Lorsque vous acceptez une suggestion, appuyez simplement sur la touche Languette pour compléter la phrase.

Intégrer d'autres applications

Intégrez d'autres applications avec Gmail peut étendre ses fonctionnalités et améliorer l’efficacité de la gestion des e-mails et des tâches. Pour commencer, accédez à l’icône d’engrenage, sélectionnez « Voir tous les paramètres» et accédez au «Compléments“. Clique dessus "Obtenez des modules complémentaires» et explorez le Place de marché Google Workspace pour trouver des applications comme Trello, Asana, Google Docs, Zoom et d'autres qui peuvent être utiles pour votre flux de travail. Clique dessus "installer» à côté de l’application souhaitée et suivez les instructions pour autoriser l’intégration. Une fois intégrées, ces applications sont accessibles directement depuis le panneau latéral du Gmail, vous permettant de gérer des projets, d'assister à des réunions et d'organiser des tâches sans quitter votre boîte de réception, optimisant ainsi votre productivité.

Accès à Meet

Accéder au Google Meet directement de Gmail C'est un moyen pratique de démarrer ou de rejoindre des visioconférences sans quitter votre boîte de réception. Pour utiliser cette fonctionnalité, ouvrez Gmail et regardez le panneau latéral gauche. Là, vous verrez l’option «Bienvenue chez“. Clique dessus "Démarrer une réunion» pour créer une nouvelle vidéoconférence ou «Assister à une réunion» pour rejoindre une réunion existante en saisissant le code fourni. Cette intégration facilite la planification et la participation à des réunions, vous permettant ainsi de collaborer avec vos collègues de manière efficace et rapide, directement depuis votre ordinateur. Gmail.

Conclusion

Restez à jour et organisé avec Gmail C’est essentiel dans la vie personnelle et professionnelle. Une gestion efficace des e-mails garantit la préservation des informations importantes et la catégorisation des messages à l'aide de filtres et d'étiquettes promet de faciliter les choses. De plus, l'intégration de Gmail avec d'autres applications optimise le travail et la productivité, tandis que des actions simples telles que garder la boîte de réception propre et bien organisée apportent plus d'efficacité au flux de travail.

Voir aussi:

46 applications de productivité à utiliser à la maison et au travail

Texte révisé par Rafael Braga le 29/07/2024.

Fontes: Google, WikiHow e Nettoyer les e-mails.