30 astuces Google Sheets qui améliorent la productivité

L'application tableur Google a gagné de plus en plus d'utilisateurs, compte tenu de sa polyvalence et des possibilités pratiques et simples de partage et d'utilisation conjointe entre les utilisateurs dans un environnement en ligne. Cependant, en raison de son look minimaliste, beaucoup peuvent penser qu'il ne s'agit pas d'un "Excel» complète et réfléchis un peu avant de l'utiliser. Pour rendre les utilisateurs de la plateforme encore plus avertis, nous avons séparé une liste contenant 30 Astuces Google Sheetss qui donnera cet incrément dans son utilisation. 

Excel ou Google Sheets ?

Avec la commodité d'utiliser des feuilles de calcul en ligne, le Feuilles GoogleOu Google Sheets, garantit de bons résultats en matière de productivité dans le cloud. Bien que certaines fonctionnalités semblent manquer, comme les options et les onglets d'activité, le "Excel" du Google assure la production de nombreux emplois et est déjà utilisé par la plupart des gens. Tant pour son utilisation sécurisée dans un environnement en ligne - qui évite la perte de garde et garde une trace des modifications - que pour son attrait partageable, dont la possibilité d'édition mutuelle en temps réel entre collaborateurs est de plus en plus requise dans les environnements de travail à distance.

La réponse à la question de savoir quel programme est le meilleur dépend de chacun, mais nous pouvons garantir que l'application de Google ne doit rien à son concurrent dans le Microsoft pour de nombreuses tâches, et peut être le choix le plus économique et le plus pratique pour ceux qui optent pour une édition cloud simple et intuitive. Pour garantir cette affirmation, nous avons composé ce spécial contenant 30 Astuces Google Sheetss qui présenteront de nombreuses fonctionnalités offertes par l'application Google.

Inclure la date et l'heure avec des raccourcis

O Feuilles Google fournit plusieurs raccourcis pour faciliter la vie de l'utilisateur. L'un d'eux, assez intéressant, est le insérer la date actuelle par la commande Ctrl + ç (ou Ctrl + ; dans la version américaine de Google Sheets). Avec une autre commande, le Ctrl + Maj + C est-il possible de lancer heure actuelle🇧🇷 Maintenant, pour ajouter les deux date et l'heure à la fois, utilisez Ctrl + Alt + Maj + C🇧🇷 Plutôt utile, n'est-ce pas ?

Uma série d'autres raccourcis peut être interrogé à l'aide de la commande Ctrl + /.

Ouvrir un nouveau document directement depuis le navigateur

Lors de la saisie de la commande feuille.nouveau (Ou feuilles.new, ou encore tableur.nouveau) dans la barre d'adresse de votre navigateur, un une nouvelle feuille de calcul sera créée et ouverte directement🇧🇷 Pour que la commande fonctionne, il vous suffit d'être connecté à votre compte. Google🇧🇷 Simple et direct !

espaces propres

par la formule =TRIM (=TRIM), vous pouvez corriger les cellules en supprimant les fautes de frappe des espaces. De cette façon, il est possible supprimer les espaces ajoutés accidentellement au début ou à la fin d'un certain texte ou bien corriger les insertions d'espaces doubles et triples ou plus typé.

• Exemple:

= TRIM (B1)

Pour utiliser la formule dans un ensemble de cellules, utilisez la formule FORMULE TABLEAU et la commande de préférence, comme dans l'exemple suivant. 

• Exemple:

=ARRAYFORMULA(TRIM(A1:A112))

traduire des textes

Une autre fonction disponible dans Feuilles Google est celui de traduire des textes🇧🇷 Avec la commande GOOGLE TRANSLATE, il est possible de traduire des textes sans avoir à ouvrir un nouvel onglet et consulter le Google Translate🇧🇷 Il suffit d'insérer dans la formule, après le mot ou la cellule à traduire, les langues sources et celle à traduire.

• Exemple: 

=GOOGLETTRANSLATE (D25 ; "FR" ; "PT")

Si vous souhaitez connaître la langue utilisée dans une cellule donnée, ou même appliquer le texte entre guillemets dans la fonction, utilisez la formule DÉTECTER LA LANGUE, pour le Feuilles Google répondez par une abréviation à deux caractères.

• Exemple:

=DETECTLANGUAGE ("Frühstück") 

suivre un liste des acronymes de langues (aussi connu sous le nom Norme ISO 639–1) à utiliser avec cette formule dans Google Sheets. Il est également possible d'utiliser, à la place de la langue de saisie, l'option "AUTO" pour que le système identifie la langue à traduire.

• Exemple: 

=GOOGLETTRANSLATE (D22 ; "Auto" ; "PT")

formater les valeurs

tu peux modifier le formatage des valeurs dans les cellules du Feuilles Google par les commandes suivantes : Ctrl + Maj + 1 : décimal🇧🇷 Ctrl + Maj + 2 : tempo🇧🇷 Ctrl + Maj + 3 : données,🇧🇷 Ctrl + Maj + 4 : monnaie🇧🇷 Ctrl + Maj + 5 : pourcentage🇧🇷 et Ctrl + Maj + 6 : exposant🇧🇷 Utile pour réparer ce gâchis de valeurs provenant de différentes sources.

convertir des mesures

Une autre fonction très utile dans Feuilles Google est ce qui permet de conversion de mesure tels que mètres, kilos, miles, entre autres. par la formule CONVERTIR, vous pouvez convertir des mesures de différents formats en d'autres, comme la conversion de « pieds » (une mesure largement utilisée aux États-Unis) en mètres. Au Assistance Google il y a plus de paramètres, ainsi qu'une liste avec les abréviations des unités disponibles pour la conversion.

• Exemple:

=CONVERT(56 ; "PI", "M")

Figez facilement des lignes ou des colonnes

Une tâche, parfois complexe à trouver, qui peut désormais être réalisée de manière tout à fait simple. À passez la souris sur le coin supérieur gauche, avant le chiffre 1 ou la lettre A, une main se révélera à la place du pointeur, vous permettant de faire glisser vers le bas ou de côté pour geler la ligne ou la colonne respective.

multiplier les cellules

Pour copier une valeur d'une cellule vers plusieurs verticalement ou horizontalement, cliquez d'abord sur la cellule que vous souhaitez copier et elle sera bordée de bleu avec un petit symbole carré dans le coin inférieur droit. Cliquez sur ce carré et faites-le glisser dans l'une des directions souhaitées multiplier les cellules🇧🇷 Sachez simplement que la valeur contenue dans la cellule est une date, car elle sera automatiquement répliquée avec les dates suivantes.

utiliser des couleurs alternatives

Une des qualités de garder une feuille de calcul bien organisée c'est pouvoir le montrer au monde et aussi garder les choses en ordre. Pour faciliter la création d'un contrôle visuel au milieu de tant de lignes, principalement dans un scénario de cellules qui se ressemblent beaucoup, créez la mise en forme de couleurs alternées à travers le chemin Format > Couleurs alternatives🇧🇷 Cela donnera à vos données un tout nouveau look intéressant et vous permettra de ne pas vous perdre lorsque vous recherchez une correspondance linéaire dans une colonne distante.

Une autre possibilité consiste à créer un carte de chaleur pour accentuer certaines valeurs par rapport à d'autres🇧🇷 Pour ce faire, sélectionnez un jeu de données et accédez à Format > Mise en forme conditionnelle > Échelle de couleurs🇧🇷 Dans cette zone, il est possible de configurer certains points pour faire une sorte de mosaïque de couleurs abstraites dans les cellules sélectionnées. Idéal pour les tableaux contenant des valeurs de prix variées, des pourcentages croisés, entre autres.

Générer des codes QR

Cette astuce est super ! Avec l'utilisation d'un lien externe Générateur de codes QR, vous pouvez créer une image d'un code QR et l'attacher à une cellule pour amener l'utilisateur à n'importe quelle adresse. Pour cela, entrez dans un site à transformer en code QR à l'intérieur d'une cellule et, dans une autre unité de feuille de calcul, entrez la formule IMAGE, comme dans l'exemple ci-dessous ; sans oublier de sélectionner la cellule correspondante dans l'attribut final. Prêt! Vous avez maintenant un QR Code à votre disposition à l'intérieur du Feuilles Google!

• Exemple:

=IMAGE("https://image-charts.com/chart?chs=150×150&cht=qr&choe=UTF-8&chl=” &ENCODEUR(H23))

Partager des liens à copier ou télécharger

Lors du partage d'un lien vers une table dans Feuilles Google avec quelqu'un, essayez de changer la fin où il est écrit "modifier" en "copier". Lorsque le nouveau lien est ouvert, un écran de téléchargement surgira, proposer à l'utilisateur de faire une copie testez par vous-même. Utile lorsque vous envoyez un modèle à quelqu'un ou même suggérez au destinataire de faire une copie du document pour lui.

• Exemple:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1yvPi_jZ3aMus96vGveD0OT0o5tI337JIYdPxnggW_XU/copier

Une autre option est proposer à l'utilisateur le téléchargement direct du document au format PDF, changez simplement la fin en "export?format=pdf". Ainsi, lorsque le lien est ouvert dans le navigateur, le télécharger em PDF automatiquement à votre machine. 

• Exemple:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1yvPi_jZ3aMus96vGveD0OT0o5tI337JIYdPxnggW_XU/exporter?format=pdf

Afficher les flux du site Web

Pour afficher le flux (contenu) d'un site ou d'une page spécifique, la commande IMPORTER peut être utilisé en plaçant le lien entre guillemets dans ses paramètres, avec l'inclusion des lettres "rss" après la barre oblique finale. Le symbole rss moyens Rich Site Summary (résumé du site riche), ou Really Simple Syndication (distribution très simple), et c'est un moyen de afficher le contenu d'un site web donné en temps réel et de manière plus simple.

• Exemple: 

=IMPORTFEED("https://www.showmetech.com.br/rss")

Charger des tableaux à partir de sites

Il est également possible de charger des tableaux depuis des sites qui en contiennent un dans leur mise en forme. Pour cela, utilisez la commande IMPORTHTML et utilisez le lien du site souhaité, suivi de la description "table” et le numéro correspondant du tableau existant sur la page.

• Exemple: 

=IMPORTHTML("https://www.mariowiki.com/Donkey_Konga”🇧🇷 "table"; "5")

Visualiser les données d'autres feuilles de calcul

Vous pouvez apporter des données de cellule à partir d'autres feuilles de calcul, pour les afficher dans celui en cours, à l'aide de la commande IMPORTGAMME🇧🇷 Les données de cette fonction consistent en le lien vers la feuille de calcul mentionnée entre guillemets, suivi du nom de la cellule ou d'une plage entre eux, également entre guillemets (afin que les cellules de la feuille de calcul actuelle ne viennent pas). Enfin, pour que cela fonctionne, survolez la cellule et cliquez sur le bouton Permettre l'accès pour permettre aux deux feuilles de calcul de se connecter.

• Exemple: 

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1yvPi_jZ3aMus96vGveD0OT0o5tI337JIYdPxnggW_XU🇧🇷 "A15:A17")

Rendre les lettres plus grandes ou plus petites

Comme dans Word, vous pouvez augmenter ou diminuer toutes les lettres avec une simple commande Feuilles Google🇧🇷 Utilisation des fonctions suivantes UPPER, BAS ou CORRECT, il est possible de transformer toutes en majusculesSur minuscule ou devenir ne mettre en majuscule que les premières lettres de mots, respectivement.

• Exemples:

=SUPÉRIEUR (G16)

= INFÉRIEUR (A1)

=PROPER("showmetech")

faire pivoter les textes

O Feuilles Google peut surprendre ses utilisateurs avec certaines fonctionnalités, mais celui-ci est peut-être peu connu. Après avoir sélectionné une cellule avec un contenu, cliquez sur le bouton rotation du texte, représenté par une lettre A dans une position tournée et située dans le coin supérieur droit, ou dans Format > Rotation pour faire pivoter un texte ou toute autre donnée de votre cellule. Vous pouvez même ajuster l'angle de rotation pour créer un effet différent sur vos données.

Utiliser des caractères spéciaux

C'est possible ajouter des caractères spéciaux dans les cellules grâce à l'utilisation de certains codes avec la variable CHAR, comme, par exemple, =CHAR (9757), dans lequel une main avec un doigt pointé vers le haut, ou bien =CHAR (9838) pour le symbole musical Naturel🇧🇷 Consultez également cette liste complète de caractères spéciaux (utilisez des numéros de code HTML) à utiliser dans Google Sheets.

Séparez le texte en colonnes

Savez-vous quand nous avons une liste de noms complets et que nous voulons séparer les noms des noms de famille en colonnes ? O Feuilles Google a un excellent outil pour séparer le texte en colonnes. Par le menu Données > Diviser le texte en colonnes, il est possible d'effectuer cette tâche. Vous pouvez quitter l'application détecter automatiquement séparation en colonnes ou définition de certains paramètres, tels que la séparation après Virgule, Point-virgule, Finir, Espace ou tout autre symbole Personnalisation.

Masquer les lignes et les colonnes

Une façon de masquer les données ou bien de masquer les lignes indésirables pendant un instant utilise le bouton droit à côté de la sélection de la ligne correspondante (dans les chiffres dans le coin gauche du tableau). Pour les réafficher, cliquez sur les flèches qui se révéleront au survol de la souris. c'est aussi possible faire de même avec les colonnes, il suffit de répéter la procédure sur les lettres représentant les colonnes fixées dans le coin supérieur.

Bloquer l'accès aux cellules

Il se peut que vous partagiez une feuille de calcul avec quelqu'un, mais que vous ne vouliez pas qu'une cellule particulière ou un ensemble de cellules soit modifié par quelqu'un d'autre que vous. Et devinez quoi, Google Sheets a cette option ! Pour bloquer l'accès à une cellule à un ou plusieurs utilisateurs, il suffit de cliquer dessus avec le bouton droit et de choisir l'option Voir plus d'actions dans la cellule > protéger la gamme🇧🇷 Il est même possible, au lieu de bloquer, d'activer l'option Afficher un avertissement lors de la modification de cette plage.

Consulter les e-mails et les sites Web

Avec l' Feuilles Googletu peux vérifier la validité des e-mails ou des sites Web, pour savoir s'ils ont été correctement saisis, avec la fonction ISEMAIL ou ISURL🇧🇷 Ces fonctions peuvent être utiles si l'utilisateur dispose d'une liste d'e-mails ou de sites Web et souhaite vérifier sa validité, car la formule renverra la valeur Vrai ou Faux🇧🇷 Si vous souhaitez utiliser la fonction sur un ensemble de cellules à la fois, saisissez-la dans la fonction FORMULE TABLEAU.

• Exemples:

=ISEMAIL(G19)

=ISURL (G19)

=FORMULETABLEAU (ISEMAIL (G19:G22))

Afficher des calculs rapides et des graphiques 

Lors de la sélection d'un ensemble de cellules contenant des nombres, il suffit de visualisez votre somme qui apparaîtra dans le Le coin inférieur droit, en dehors de la zone de la feuille de calcul, à côté du bouton Explorer. En cliquant avec la souris sur ce même rectangle, il est également possible de visualiser d'autres calculs tels que moyenne, valeur minimale, valeur maximale, comptage et comptage des nombres, pouvant changer le calcul rapide par défaut à afficher. déjà pour un une vue plus largeavec graphique et la possibilité de faire glisser vos dessins dans le tableau, utilisez le bouton explorer.

Mettez en surbrillance les graphiques à secteurs

Vous pouvez donner encore plus mettre en évidence une partie de votre camembert, la prochaine fois que vous créerez un graphique, à partir du menu Insertion de Feuilles Google🇧🇷 Lorsque le graphique est prêt, double-cliquez sur l'une des tranches que vous souhaitez mettre en surbrillance, puis choisissez, à droite, la distance par rapport au centre afin qu'elle prenne encore plus d'importance à mesure qu'elle s'éloigne du secteur principal.

créer un sparkline

de la formule LIGNE ÉTINCELLE, c'est possible créer un sparkline à l'intérieur d'une cellule. Pour faire la magie, insérez la plage de cellules que vous souhaitez utiliser dans la formule. Pour créer des modèles différents et même colorés, il suffit d'utiliser certaines des options que l'on peut voir dans cette liste d'exemples sur Assistance Google.

• Exemples: 

= SPARKLINE(B3:B7)

utiliser des filtres

Avec beaucoup de données et une feuille de calcul bien remplie, il devient nécessaire de utilisation de filtres faire des sondages et des vérifications, ainsi que pour établir des rapports et mettre en évidence certaines conditions. Pour utiliser la fonction Filtres aucune Feuilles Google C'est simple. Avec la ligne à étudier sélectionnée, cliquez sur le bouton avec un symbole Filtre (un triangle avec la pointe vers le bas), ou dans le menu Données > Créer un filtre, pour récupérer et afficher des données ordonnées ou qui contiennent des informations selon une règle.

Ajouter des listes de contrôle

Vous souhaitez ajouter une liste de choses à faire et les compléter en déclenchant des cases à cocher — les fameuses « checklists » ? Dans Google Sheets, cela est également possible via le menu Insertion > Case à cocher (Case à cocher dans la version américaine). Avec lui, vous aurez le contrôle total de vos activités terminées et des tâches à accomplir.

Recevoir des notifications de modification

L'une des propriétés les plus intéressantes du Feuilles Google est la possibilité de partager un lien vers un document avec un autre utilisateur afin qu'il puisse également l'utiliser - étape effectuée via le bouton Partager🇧🇷 Cependant, l'application permet également de générer et d'envoyer des notifications par e-mail à chaque modification du document, soit immédiatement, soit via un résumé quotidien. Pour configurer cette option, allez dans le menu Outils > Règles de notification.

Consulter les valeurs boursières

Pour ceux qui sont connectés au marché financier et Bourse (B3), il est possible d'interroger les valeurs des quotas des entreprises au sein de la Feuilles Google avec la fonction GOOGLEFINANCE🇧🇷 Pour ce faire, vous devez insérer le code de l'entreprise en B3, suivi de l'attribut à afficher, et d'autres attributs peuvent également être ajoutés, tels que la date de début du devis et le nombre de jours plus tard pour un retour quotidien des valeurs. Ici, ce lien, il existe une liste d'attributs pouvant être utilisés avec cette formule.

• Exemple:

=GOOGLEFINANCE("AMER3"; "prix"; "2022/01/04"; "4")

voir toutes les fonctions

Depuis le menu Aide > Liste des fonctions, ou par Assistance Google, vous pouvez consulter un liste contenant toutes les formules Google Sheets, contenant tous des exemples de syntaxe et des descriptions avec un lien vers plus d'informations. Idéal pour rechercher la formule ou la possibilité souhaitée.

créer des macros

y a t-il formule ou tâche que vous utilisez constamment et en veux un raccourci l'appeler dans Google Sheets ? Vous pouvez le faire comme un simple raccourci en utilisant la commande Enregistrer une macro, situé dans le menu Extensions > Macros🇧🇷 En cliquant dessus, un écran d'enregistrement apparaîtra et vous devrez exécuter la tâche à enregistrer pour la postérité. Cependant, avant cela, vous devez choisir si vous voulez utiliser des références absolues ou relatif et, lorsque la tâche est terminée, cliquez sur Enregistrer, en choisissant un numéro comme raccourci avec les boutons Ctrl + Alt + Maj. 

Vous pouvez utiliser une macro enregistrée en cliquant sur le menu Extensions > Macros et en choisissant le Macro souhaité ou en utilisant le raccourci correspondant. La première fois que vous utilisez une macro, vous devez autoriser l'application pour que l'utilisation des macros fonctionne.

Voir aussi:

Et ce sont nos conseils à utiliser dans les feuilles de calcul Google. Si vous êtes également intéressé, consultez les 10 modèles de feuille de calcul pour Google Sheets:

Les meilleures feuilles de calcul Google pour organiser votre vie et votre travail

Sources: Fast Company, Google, Medium.GRID.est, pointe informatique