Comment utiliser Microsoft Loop | Guide pratique

Depuis l'annonce de Boucle Microsoft fin 2021, l'entreprise a intégré ses ressources dans les applications de Microsoft 365, comme le célèbre Teams eo Perspectives, gardant la phase bêta privée. Avec l'arrivée de la version préliminaire cette année, les utilisateurs peuvent commencer à essayer la dernière version chef de projet de la marque.

Créé pour offrir une expérience collaborative révolutionnaire en matière de travail d'équipe, de contenu et de tâches sur différents outils et appareils, le programme est devenu d'un grand intérêt pour ceux qui souhaitent travailler plus facilement et de manière plus pratique.

Il est important de se rappeler que même si toute personne possédant un compte Microsoft Bien que vous puissiez actuellement l'essayer, certaines fonctionnalités peuvent nécessiter un abonnement à Microsoft 365. De plus, dans le cas de comptes d'entreprise ou éducatifs, l'administrateur doit activer l'application afin que d'autres utilisateurs puissent également y avoir accès.

En mettant l'accent sur la polyvalence, le boucle propose une gamme d'utilitaires pour la gestion de projet et l'organisation personnelle :

• Gestion courante : un agenda pour établir et suivre les tâches quotidiennes.

• Définition des buts et objectifs : planificateur pour créer et suivre des objectifs, comme un plan d’étude ou des objectifs personnels.

• Contrôle des délais et des tâches : Cela aide à gérer les délais et les responsabilités, telles que le paiement de factures ou d’autres obligations.

• Listes d'activités : Vous permet de créer des listes à des fins différentes, telles que les courses ou les tâches ménagères.

• Planification à long terme : Idéal pour les projets qui nécessitent une planification approfondie, comme l'organisation d'un voyage ou d'événements à venir.

• Suivi des progrès : Il facilite le suivi et le suivi de l'avancement de projets personnels, comme une rénovation ou toute entreprise nécessitant un suivi étape par étape.

De plus, il repose sur trois éléments centraux : pages, composants e espaces de travail.

Les composants sont essentiellement des extraits de texte à partager, tels que des listes ou des paragraphes, et utilisés pour la collaboration dans diverses autres applications telles que Microsoft Teams eo Perspectives, mentionné précédemment. De cette façon, toute modification que vous apportez à un composant est immédiatement répercutée partout, ce qui maintient tout à jour.

Les pages sont des endroits où vous pouvez ajouter du texte, des images et des composants, et permettre une collaboration en temps réel entre les personnes. Les espaces de travail sont des environnements virtuels qui regroupent les pages associées et simplifient la collaboration sur les projets. Ils peuvent également contenir des pages de planification, des résumés, des notes de réunion et d'autres informations.

• Web: Disponible sur Site Web de Microsoft Loop, accédez-y simplement en vous connectant avec votre compte Microsoft sur n'importe quel appareil.
• Fenêtres: L'application PC est disponible pour l'installation à partir de Microsoft Store.
• Android: retrouvez l'application dans Google Play Store.
• iPhone / iPad: la demande peut être trouvé dans App Store, sans version adaptée pour l'iPad.

Combien

Pendant que Loop est en période de préversion publique, Microsoft gardera la plateforme gratuite pour les comptes personnels, avec des fonctionnalités exclusives pour les abonnés Microsoft 365. Cependant, il convient de noter qu’il existe actuellement des limites d’utilisation :

• 5 Go de taille pour chaque espace de travail Loop
• 5 espaces de travail créés pour chaque utilisateur
• 50 membres pour un lieu de travail

Boucle Microsoft contre Notion

La vérité est que, depuis le lancement de boucle, de nombreuses comparaisons ont été faites avec l'application Notion, votre concurrent. Mais bien qu’ils partagent plusieurs similitudes, il existe des différences entre les deux programmes qui peuvent vous aider à choisir la meilleure option.

Gabarits

Les deux options proposent des modèles de conception prêts à l’emploi pour commencer, mais chacune suit un chemin différent. Vous pouvez les utiliser tels quels ou même comme point de départ pour créer quelque chose de personnalisé.

Modèles (tmodèles) Ils peuvent être très utiles car ils permettent de gagner du temps, ce qui permet d'éviter de repartir de zéro à chaque nouveau projet, ce qui, avouons-le, peut être un peu épuisant. La possibilité de les personnaliser pour les adapter à votre flux de travail est un avantage considérable, et ils couvrent également plusieurs catégories, ce qui facilite la recherche rapide de ce dont vous avez besoin.

L'intégration

Les deux applications garantissent une expérience transparente, permettant aux utilisateurs de se déplacer de manière transparente entre plusieurs outils. Cependant, certains détails peuvent faire une grande différence.

Avec l' boucle, il devrait s'intégrer harmonieusement avec d'autres produits dans le Microsoft. D'autre part, le Notion se distingue par son intégration qui couvre différentes plateformes de collaboration telles que ZOOM, Slack e Google. Dans ce cas, cela s’avère particulièrement avantageux pour les entreprises qui s’appuient fortement sur des outils de communication constants. L'idée fondamentale derrière un espace de travail est que toutes les applications associées fonctionnent ensemble de manière fluide, pour rendre les choses plus faciles et ne pas avoir de problèmes de limitations. Par exemple, passer constamment d’une application à l’autre tout en travaillant peut s’avérer fastidieux.

Intelligence Artificielle

O Boucle Microsoft utilise l'IA Copilot pour proposer des suggestions contextuelles, aidant à matérialiser vos idées. D'un autre côté, le Notion Profitez de cette technologie pour automatiser des tâches plus fatigantes. Comme son modèle est plus avancé, il est également capable d'aider à écrire, expliquer, traduire, entre autres fonctions.

L’idée est qu’en utilisant l’IA pour automatiser ces tâches, vous pouvez passer plus de temps à avancer et à atteindre vos objectifs, sans perdre de temps sur un travail monotone.

Prix

Lorsqu’il s’agit de choisir un bon outil de gestion de projet, l’essentiel est généralement le prix, d’autant plus qu’il s’agit généralement d’abonnements mensuels. Les deux boucle combien le Notion Ils proposent une version gratuite, mais il existe des différences assez importantes en termes de prix.

O Notion présente plusieurs options de tarification, avec une version gratuite, ainsi que son forfait Entreprise. La principale différence de prix est liée à l’augmentation du nombre de collaborateurs invités au fur et à mesure de votre progression dans les plans. Par conséquent, il vaut la peine de choisir un plan adapté au travail à effectuer, ainsi qu’à la taille de l’équipe. Les valeurs varient, par exemple, de 8 $ (39,21 R$ au tarif actuel) pour le plan Plus à 15 $ (73,51 R$ au tarif actuel) pour le plan Entreprise par mois, ce qui est tout à fait abordable compte tenu de toutes les ressources disponibles.

Comme mentionné précédemment, il est encore un peu difficile de comparer les deux programmes à cet égard, puisque le Boucle Microsoft reste gratuit pour la version d'essai. Pourtant, si l'on considère la possibilité de rejoindre les autres applications de Microsoft, le rapport coût-bénéfice doit être pris en compte, après tout, il n'aurait pas besoin d'être acheté séparément et serait également accompagné d'un ensemble d'autres programmes très utiles en termes de productivité.

Colaboração

Il a déjà été souligné que les deux applications sont excellentes pour la collaboration, mais diffèrent par leur capacité à éditer simultanément dans l'espace de travail. À cet égard, pour certains, le Notion peut se démarquer, mais pour d'autres, le boucle semble être plus avantageux.

Non Notion, un nombre illimité d'utilisateurs peuvent modifier en même temps, toutes les modifications étant reflétées instantanément. Déjà dans l'application Microsoft, la limite de montage simultané est de 50 personnes maximum, bien qu'un maximum de 12 à la fois soit suggéré par la société. La raison est que cette limitation évite de surcharger l’espace de travail.

Même s'il n'y a une limite que dans boucle, il est prudent que lors de l'utilisation du Notion, une limite est considérée pour éviter que plusieurs modifications simultanées des espaces de travail ne compromettent leur intégrité.

Sécurité

C’est l’un des principaux points qui ressortent du conflit entre boucle ou Notion. Bien que les deux offrent un cryptage pour la protection, en Notion, il est exclusif au plan Entreprise. Tout autre type de signature n'offre pas une sécurité maximale. Des fonctionnalités telles que les journaux d’audit et les connexions uniques sont réservées uniquement aux membres premium.

Déjà boucle, cette partie nécessite plus de travail collectif, car les utilisateurs doivent créer des groupes de sécurité avec leur association avec le Entra ID. À partir de là, les administrateurs accordent l'accès aux utilisateurs, mais peuvent également l'annuler à tout moment. Par rapport à son concurrent, cette approche applicative peut être considérée comme plus sûre à certains égards, car elle permet aux administrateurs de surveiller et de détecter d'éventuels risques de sécurité et de se prévenir.

En général, différentes opinions s'expriment sur Internet, car une option passionne le public et l'autre est déjà devenue populaire auprès des utilisateurs. Pourtant, le boucle Il semble que tout va bien et que les opinions changent. Actuellement, seul le Perspectives, la discussion Teams eo Tableau blanc prendre en charge les composants de l'application. On s'attend néanmoins à ce qu'il soit bientôt intégré au OneNote e il Word pour le web.

O Boucle Microsoft est disponible en téléchargement sur Microsoft Store, et dans sa version web, il faut avoir le Windows 10 ou supérieur. Quant aux versions mobiles, vous pouvez la télécharger depuis iOS e Android.

Création d'un espace de travail

Comment utiliser boucle pour la première fois? Vous devez créer un espace de travail. Pour cela, une fois l'application téléchargée, accédez à votre compte et une page d'accueil apparaît, appuyez simplement sur les deux petites flèches à côté Introduction dans la barre latérale, puis choisissez Nouvel espace de travail.

Avec une nouvelle fenêtre affichée, entrez simplement un nom pour le nouvel environnement. Après cela, cliquez simplement Créer.

Une observation est qu'en ce qui concerne la couverture de l'espace de travail, il est également possible de choisir une autre image dans la galerie d'images, ainsi que le design avec d'autres couleurs disponibles.

Création de pages

Après avoir créé l'espace de travail, vous serez bientôt dirigé vers sa première page. Dans la rubrique Page sans titre, définissez-lui simplement un nom et, si vous le souhaitez, choisissez une icône représentative à l'aide du bouton ajouter une icône.

Si vous souhaitez inclure une image de couverture sur la page, cliquez simplement sur Ajouter une couverture et sélectionnez une image dans la galerie disponible.

Ajouter des textes et des éléments

Aucun champ Commencer à écrire…, vous pouvez saisir du texte ou simplement taper « / » pour voir une variété d'éléments disponibles à ajouter, tels que des titres, des tableaux, des listes de contrôle, etc.

Si vous souhaitez mentionner quelqu'un, tapez simplement « @ » suivi du nom de la personne et sélectionnez-la parmi les résultats affichés.

Utiliser un modèle

utiliser un modèle, c'est-à-dire un type de modèle ou de motif préformaté, vous devez aller en bas de la page et sélectionner Galerie de modèles. Une fois que vous avez déjà choisi celui que vous préférez, il vous suffit de terminer en cliquant sur Utilisez ce modèle.

Chaque option suggérée peut également être ajustée selon vos besoins, en plus de vous permettre d'ajouter plus d'éléments et de textes selon vos envies.

Transformer un élément en composant

N'importe quel élément peut également devenir un composant dans le Boucle Microsoft, afin qu'il puisse être partagé et même édité dans d'autres applications couplées du Microsoft 365.

Vous devez sélectionner l'élément en cliquant dessus puis cliquer sur l'icône à six points située à gauche ou au-dessus de cet élément. Dans le menu qui apparaît, choisissez Créer un composant de boucle.

De cette façon, l'élément sera marqué d'une ligne et du logo de l'application, indiquant qu'il est devenu un composant. Pour le partager dans une autre application, il suffit de cliquer sur une image de deux cases superposées dans le coin supérieur droit, qui forment l'icône Copier le composant. Cela vous permettra d'obtenir le lien et de le coller dans un email de Perspectives ou dans une conversation Teams, Par exemple.

Ajouter des pages et des sous-pages

Si vous souhaitez étendre l'espace de travail avec plus de pages, c'est également possible via le bouton « + » sur le panneau latéral gauche. Alors, choisissez simplement l'option Nouvelle page au menu.

Dans le cas de quelque chose de plus spécifique comme une sous-page, cliquez simplement sur les trois points à côté de la page souhaitée dans le panneau latéral et sélectionnez Nouvelle sous-page.

Création de pages dans la section idées

la section idées Il a l'avantage de pouvoir travailler sur des pages avant de les ajouter à un espace de travail, ce qui peut être utile lors du partage avec une équipe, mais dans des moments où l'on ne veut toujours pas que la page soit vue.

Pour créer une page dans ce champ, passez simplement le curseur sur le bouton idées en haut du panneau latéral gauche, et cliquez sur le «+» qui apparaîtra.

Pour ajouter une de ces pages créées à un espace de travail, vous devez cliquer sur idées à nouveau et attendez qu'une liste de pages dans cette zone s'affiche dans la fenêtre principale. Alors, passez simplement le curseur sur la page souhaitée, cliquez sur les trois points et sélectionnez Ajouter à l'espace de travail dans le menu des options. Après cela, choisissez simplement le nom de l’espace de travail dans lequel vous souhaitez ajouter la page.

Restaurer la version précédente d'une page

Exclusif à l'application Boucle Microsoft Sur le Web, plusieurs versions d'une page peuvent persister pendant que vous et d'autres y apportez des modifications. Si vous préférez une version antérieure de la page, vous pouvez consulter l'historique des versions et simplement en restaurer une dans votre espace de travail.

Avec la page ouverte, vous devez cliquer sur l'icône à trois points dans le coin supérieur droit et sélectionner Historique des versions. Dans le panneau latéral de droite, il faut choisir la date/heure de la version précédente souhaitée pour qu'elle s'affiche dans la fenêtre principale. Ainsi, pour remplacer la page par la version sélectionnée, cliquez simplement sur Restaurer.

Partage de pages et d'espace de travail

Valorisant toujours le travail d'équipe, Boucle Microsoft il permet également d'inviter des personnes à collaborer dans un espace de travail ou sur une page.

Lors du partage d'un espace de travail, chaque personne peut afficher et modifier n'importe quelle page de celui-ci. Lors du partage d'une page, les collaborateurs n'auront accès à cette page que pour la consulter et la modifier.

Partager l'espace de travail

Ici, il existe deux manières de partager un espace de travail :

• Avec une page ouverte depuis cet espace dans la fenêtre principale, vous cliquerez sur le Partager dans le coin supérieur droit et choisissez Espace de travail au menu.

• Exclusif à l'application Web, passez simplement votre curseur sur l'espace de travail souhaité et cliquez sur l'icône à trois points. Puis, avec l’apparition de Membros Dans le menu des options, sélectionnez-le simplement.

Dans les deux cas, un panneau s'ouvrira dans lequel vous pourrez saisir les adresses e-mail ou les noms des personnes que vous souhaitez inviter. Une fois que vous l'avez fait, cliquez simplement Inviter et ils recevront automatiquement un e-mail avec un lien pour accéder à l'espace de travail.

Partager une page

Dans ce cas, vous pouvez également partager de deux manières :

• Avec la page ouverte dans la fenêtre principale, cliquez simplement sur le bouton Partager dans le coin supérieur droit et choisissez Lien vers la page ou Composant de boucle.
• Dans le panneau latéral, cliquez simplement sur les trois points à côté de la page et sélectionnez Page de partage de liens ou Composant Partager la boucle.

Lorsque vous faites cela, en fonction du compte, vous pouvez ajuster les autorisations d'édition ou d'affichage de la page ; autoriser un large accès pour la visualisation ou restreindre une modification spécifique ; en plus de pouvoir fixer une date d'expiration pour le lien ou ajouter un mot de passe d'accès, si vous le souhaitez.

Gestion des pages et de l'espace de travail

O Boucle Microsoft permet la création de nouveaux espaces et pages jusqu'à effectuer des actions de base telles que renommer ou supprimer.

Pour gérer un espace de travail comme vous le souhaitez, vous pouvez :

• Créez-en un nouveau : Avec une page ouverte, vous devez vous rendre dans votre espace dans la barre latérale et choisir Nouvel espace de travail au menu.

• Passer à un autre : Dans la barre latérale, cliquez sur le nom de votre espace actuel et sélectionnez-en un autre dans la liste. Une autre façon est d'aller sur la page d'accueil de Loop pour en choisir une autre.

• Renommez ou supprimez-en un : Sur la page d'accueil, survolez un espace de travail et choisissez Renommer et styliser ou Exclure dans le menu à trois points.

Concernant les pages, il est possible :

• Modifiez leur ordre dans un espace de travail : Dans la barre latérale, faites simplement glisser et déposez la page à la position souhaitée.

• Renommez-le ou supprimez-le : Vous devez survoler la page dans la barre latérale, cliquer sur les trois points et choisir Renommer et styliser ou Exclure.

• Copiez-en un dans un autre espace de travail : Passez simplement votre souris sur la page, cliquez sur les trois points, sélectionnez Ajouter à l'espace de travail et choisissez l'espace où vous souhaitez copier la page.

Il convient également de rappeler que depuis son lancement, une grande partie du Boucle Microsoft Il a été évoqué et même testé par les utilisateurs. Jusque-là, on savait que de nouvelles fonctionnalités pouvaient être ajoutées pour améliorer l'ensemble du programme, ce qui s'est concrétisé avec l'annonce de quatre nouvelles fonctionnalités pour améliorer la gestion de tout. Sont-ils:

• Statut dans les espaces de travail

L'état des espaces de travail sera publié à l'avenir, essentiellement dans le but de mettre en évidence les changements ou les délais, afin que ces types d'informations soient davantage ciblés.

• Dossiers et documents selon descriptions

Une nouvelle fonction d'optimisation intelligente permet de joindre des fichiers et des documents à un espace de travail en fonction de la description du projet.

• Intégration avec Power Automate

Loop peut désormais être intégré à l'application Power Automate, un logiciel pour faciliter le flux de travail. Cette combinaison peut contribuer à simplifier l'administration des tâches, y compris la possibilité d'avertir l'équipe lorsqu'il y a des mises à jour dans l'application.

• Création d'espace de travail à partir de Microsoft Teams

D'ici la fin de l'année, l'application comportera également un outil qui simplifiera la création d'un espace de travail dans le boucle après une réunion à Teams. Fondamentalement, les notes et autres documents partagés lors de la réunion peuvent être joints rapidement.

Voir aussi: Comment utiliser Microsoft Designer

Comment utiliser Microsoft Designer

Fontes: Microsoft, Computer World, Rapport Windows

Revu par Glaucon Vital le 20/1/24.