Comment planifier des heures de réunion dans Google Calendar

Toutes les personnes qui ont un compte premium de Espace de travail Google maintenant vous pouvez faire votre Google Agenda afin que d'autres personnes puissent planifier manuellement les heures de réunion. Une fois la configuration appropriée effectuée, il vous suffit d'envoyer un lien à ceux qui souhaitent vous parler personnellement ou via un appel vidéo. Vérifiez toutes les étapes dès maintenant.

Activer le paramètre dans votre agenda Google

Tout d'abord, il est important de se rappeler que la fonctionnalité n'est disponible que pour ceux qui ont un compte premium de Espace de travail Google. Les frais mensuels commencent à partir de R$ 28.

La souscription peut se faire directement dans le site google et en plus de la fonctionnalité facilitant la planification des réunions, vous bénéficiez de plus de stockage (1 To), d'une assistance en temps réel de l'équipe de service de Google et d'un e-mail personnalisé. Maintenant, voyez l'étape par étape pour activer la fonctionnalité de planification des heures de réunion dans Google Agenda.

Étape 1: accéder au site officiel de Google Agenda et si vous n'êtes pas connecté, entrez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Ensuite, avec votre compte premium déjà activé, cliquez sur l'icône d'engrenage pour activer le calendrier de rendez-vous.

2 étape: sur la nouvelle page, dans Géral, faites défiler la page jusqu'à ce que vous trouviez la section prise de rendez-vous et cochez la case d'option. Ici:

3 étape: Ensuite, vous devrez configurer votre calendrier pour que les gens puissent prendre des rendez-vous automatiquement. De cette façon:

Voyez ce que signifie chaque élément de la liste :

• durée: le temps disponible pour chaque rendez-vous ;
• Disponibilité générale: horaires où vous serez disponible tout au long de la semaine ;
• fenêtre de programmation: combien de temps à l'avance (entre 60 jours et 4 heures) les rendez-vous peuvent être programmés ;
• disponibilité ajustée: si un report est nécessaire, quels jours cela peut-il être fait ;
• Paramètres des événements programmés: à quelle fréquence un événement peut-il être programmé, compte tenu des pauses entre les réunions ;
• Calendriers avec disponibilité vérifiée: si vous en utilisez plusieurs Google Agenda dans votre compte, marquez lequel sera mis à disposition afin qu'aucun conflit ne se produise ;
• Couleur: Choisissez une couleur pour les réservations effectuées par d'autres personnes.

Une fois cela fait, votre agenda est prêt à commencer à recevoir des rendez-vous d'autres personnes et les règles définies seront prises en compte par le système. Google Agenda. Mais il reste encore quelques réglages à faire, nous en reparlerons dans le paragraphe suivant.

détails du rendez-vous

Retour à la page d'accueil de Google Agenda, vous devrez remplir plus de détails avant d'envoyer le lien de réservation. Passons en revue chacun d'eux.

Photo et nom de la page de réservation: ici, vous pouvez envoyer une photo de vous ou du logo de votre entreprise qui sera affichée à toute personne accédant à votre lien. Le nom peut également être personnalisé uniquement pour cette page.

Localisation et visioconférence: si vous avez un lieu juste pour recevoir des personnes en personne, vous pouvez indiquer l'adresse via Google Maps également sur cette page. Mais si vous êtes une personne qui préfère que tout se fasse virtuellement, indiquez simplement l'utilisation de Google Meet. Il existe également un moyen d'indiquer que toute la conversation se déroulera via un appel téléphonique traditionnel.

formulaire de reservation: les champs qu'une personne doit renseigner pour pouvoir programmer des horaires de rendez-vous dans son agenda. Cela peut être le prénom, le nom, l'e-mail, le téléphone et tout ce que vous demandez.

Politique de paiement et d'annulation: cet article parle des conditions pour qu'une annulation soit faite et ici, si vous avez un compte sur Stripe, vous pouvez connecter le mode de paiement pour recevoir avant même que le rendez-vous ne soit finalisé.

Rappels et confirmations de rendez-vous : une fois la planification terminée, vous définirez le délai avant l'envoi d'un rappel et si vous, le propriétaire du compte, souhaitez également recevoir une notification lorsqu'une nouvelle réunion est enregistrée.

Génération de lien depuis votre agenda

Pour que quelqu'un puisse planifier des rendez-vous dans votre Google Agenda, vous devez soumettre un lien unique. Et c'est très simple : il suffit de cliquer sur Créer puis dans prise de rendez-vous🇧🇷 Ici:

Une page s'affichera avec tous les rendez-vous déjà programmés et avec les horaires encore disponibles puis, il suffit de cliquer sur Partager pour qu'un lien soit généré.

Il vous suffit donc de l'envoyer à qui vous voulez et la personne pourra voir votre disponibilité pour planifier une réunion en suivant les règles que vous avez définies précédemment.

Comment une personne organisera-t-elle une réunion ?

Dès que vous accédez au lien de réservation, celui qui est de l'autre côté et qui a besoin de vous parler verra une page avec le nom, la photo choisie et tous les horaires disponibles. Comment allez-vous:

Une fois cela fait, elle clique simplement sur l'heure à laquelle elle veut vous parler et automatiquement le formulaire demandant des informations de base s'affichera. De cette façon:

Lorsque vous avez fini de remplir les champs, cliquez simplement sur Réserver pour que le processus soit terminé. Vous et la personne qui a effectué la réservation recevrez un e-mail confirmant que l'événement a été réservé. Voici à quoi ressemble l'horaire affiché sur le calendrier :

Comprenez-vous comment programmer votre agenda Google pour permettre aux personnes avec lesquelles vous répondez ou avec lesquelles vous travaillez de planifier également des heures de réunion ? Dites-nous Commenter!

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Revu par Glaucon Vital le 4/8/23.