10 conseils pour créer une liste de tâches efficace

Que celui qui n'a jamais essayé de faire une liste de choses à faire jette la première pierre. On sait que, au moins une fois dans leur vie, la plupart des gens ont essayé d'utiliser la méthode pour essayer d'organiser un peu leur vie. Pour certains cela a très bien fonctionné, pour d'autres… Si vous n'avez toujours pas réussi à en préparer un, ne vous inquiétez pas. Pour vous aider, le showmetech séparé 10 conseils pour créer une liste de tâches efficace et qui promettent de mettre de l'ordre dans votre routine une fois pour toutes !

En plus des suggestions sur les comportements à adopter pour un meilleur résultat (croyez-moi, c'est la chose la plus importante), nous vous proposons également des applications très utiles qui vous aideront dans cette nouvelle phase de la vie. Prêt pour une année 2022 plus productive avec des résultats surprenants ? Découvrez donc les conseils et suggestions que nous avons préparés pour vous.

Pourquoi créer une to-do list ?

Les listes de tâches sont l'un des meilleurs moyens d'augmenter votre productivité. Une routine peut être déroutante et pleine de choses à faire, que vous travailliez ou étudiiez, et surtout si vous faites les deux. Avec la vie quotidienne actuelle des gens, il est très courant de se sentir perdu parmi tant de tâches et de ne pas savoir comment faire le premier pas. Sans compter que cette sensation peut générer du stress, l'un des grands ennemis de votre bien-être.

Lorsque vous vous sentez sous pression et que vous finissez par travailler plusieurs heures d'affilée, vous pouvez vous épuiser, développer de l'insomnie et devenir irritable. C'est ainsi que la qualité de vie finit par se perdre. De cette façon, une liste de tâches bien organisée est essentielle pour vous :

• Passez plus de temps avec votre famille;
• avoir une chance de développer vos passe-temps;
• comprendre ce qui est réellement une priorité dans votre journée ;
• gagner en sérénité car tout est marqué (pas de risque d'oubli) ;
• pouvoir se reposer ou profiter de son temps libre ;
• être plus productif dans les tâches ménagères;
• avoir un sentiment d'accomplissement.

Quels conseils pour des listes efficaces ?

Choisir la bonne application (ou papier)

Le premier grand pas vers une routine plus organisée et productive à l'aide d'une liste de tâches efficace est de décider où la conserver. Il est très important que l'outil soit pratique, intuitif et que vous vous y adaptiez bien, sinon vous ne ferez que perdre du temps et n'aurez aucun succès.

Actuellement, il existe des centaines d'applications qui peuvent vous aider dans cette tâche (nous en avons répertorié quelques-unes ci-dessous). Cependant, il y a ceux qui préfèrent encore et se sentent plus à l'aise avec les agendas physiques, post-it, cahiers et notes sur papier. Et il n'y a rien de mal à cela. Si le papier fonctionne pour vous, n'hésitez pas à l'utiliser. Le plus important est d'utiliser l'outil qui vous convient et qui correspond à votre style de vie.

Cependant, les outils numériques présentent plusieurs avantages par rapport au papier, et il est bon de savoir au moins ce qu'ils sont, même si vous finissez par utiliser du papier. Certains avantages sont :

• Ils sont faciles à modifier, ce qui signifie que vous pouvez mettre à jour les informations rapidement ;
• Ils ont des rappels intégrés ;
• Il est très difficile de les perdre car la liste elle-même est généralement enregistrée dans le cloud ;
• Vous pouvez trier vos tâches par priorité, délais ou par ordre alphabétique ;
• Vous pouvez attribuer des tâches à d'autres et être averti lorsqu'ils les ont terminées.

Faire plus d'une liste

L'une des raisons pour lesquelles les listes de tâches sont désorganisées est le mélange aléatoire de différents sujets. Vous avez peut-être plusieurs projets en développement simultanés au travail, et ce n'est pas une bonne idée de garder un rappel pour réviser un texte de votre prochaine campagne avec une note sur la sélection de fournisseurs pour un événement, par exemple.

Par conséquent, ne vous retenez pas. Faites des listes de tout ce à quoi vous pouvez penser (et dont vous avez besoin) ! De cette façon, vous pouvez ouvrir le backlog correspondant au travail en cours et mieux vous concentrer sur ce qui doit être fait. Avec cela, vous remarquerez que les listes deviendront plus efficaces et que les risques de confusion entre les activités diminueront considérablement.

Notez-le dès que possible et ne le laissez pas pour plus tard

Combien de fois pensons-nous à quelque chose, le laissons-nous faire ou le mettons-nous en pratique plus tard et finissons par oublier ? Pour éviter que cela ne se produise, lorsqu'une nouvelle tâche ou une nouvelle idée vous vient à l'esprit, écrivez-la dès que possible. Une fois qu'il est écrit, vous n'aurez plus besoin de vous en souvenir, vous pourrez donc le chasser de votre esprit et vous concentrer sur d'autres choses plus importantes.

Fixer des délais pour les tâches

Chaque fois qu'une tâche a une échéance à accomplir, ajoutez-la à votre liste pour un suivi plus efficace. Garder à l'esprit (et visualiser) la date d'échéance des tâches vous aidera à établir des priorités et vous aidera également à planifier votre semaine, ce qui est une excellente stratégie de gestion du temps. La plupart des applications de tâches vous permettent de voir ce qui est dû aujourd'hui, demain et plus tard dans la semaine, quelle que soit la liste sur laquelle elles se trouvent (plus d'informations à ce sujet dans le prochain conseil).

De cette façon, vous pouvez voir tout ce qui est en attente pour la journée et avoir une idée de ce à quoi cela va ressembler. Avec cela, vous pouvez également prendre un moment pour reprogrammer certaines tâches si vous vous sentez dépassé par le simple fait de regarder tout ce qui est dû la semaine prochaine.

Organisez votre liste par flux de travail, priorité ou date d'échéance

Réorganiser votre liste de tâches chaque jour est une perte de temps et peut éventuellement conduire à une confusion qui entraîne une perte de productivité. Résistez à cette tentation en créant une structure infaillible pour votre backlog. Si votre application le permet, envisagez de créer différentes sections pour chaque type de travail. Ainsi, il sera possible de classer les travaux par projet, priorité ou date de réalisation, selon vos préférences.

arriéré d'abord

Pour s'assurer que l'activité est réalisée à temps et de la meilleure façon possible, il est important de définir quels sont les problèmes les plus importants🇧🇷 Soit en les laissant en haut de la liste, soit en les marquant avec étiquettes listes de priorités, l'important est d'avoir une bonne visibilité pour ne pas perdre les emplois les plus cruciaux.

Bien que garder un œil sur les activités les plus prioritaires ne signifie pas qu'elles doivent être terminées en premier. Parfois, commencer la journée avec une tâche facile est la meilleure façon de démarrer. Ou peut-être aimez-vous suivre la règle 80/20, qui dicte que 80% des travaux peuvent être terminés en 20% du temps, préférant commencer par eux.

N'abusez pas des activités

Il y a certains moments où de nombreuses demandes s'accumulent et, dans une tentative de mettre de l'ordre dans la maison, une quantité d'activités est stipulée bien au-dessus de ce à quoi le corps et l'esprit sont habitués. Il en résulte une fatigue excessive qui finit par nuire aux exigences suivantes et, par conséquent, détériore la qualité de vie et le bien-être.

Il y a encore un autre scénario : vous êtes excité et décidez d'entreprendre trop de projets à la fois. Au bout du compte, il n'en peut plus et doit « casser » le délai avec son patron ou livrer un produit bien en deçà de ce qu'il pourrait faire dans des conditions normales. Il ne sert donc à rien d'exagérer. Ne dressez pas une liste de 10 activités si vous n'avez l'habitude d'en faire que 5 par jour.

Écrivez des tâches, pas des objectifs

Idéalement, gardez des listes séparées pour vos tâches et vos objectifs. l'idée est ne pas inclure les objectifs sur votre liste de choses à faire. Bien que les tâches puissent vous aider à atteindre vos objectifs, ce sont des désirs plus importants et non quelque chose que vous pouvez réaliser tout au long de la journée. Par exemple, « apprendre à parler anglais » est un objectif ; cependant, vous pouvez décomposer cela en une tâche en disant "lire du contenu en anglais pendant 15 minutes" ou "regarder un film en anglais".

Cela s'étend également aux objectifs. Vous pouvez les voir comme des jalons. Pour en revenir à l'exemple de parler anglais, un objectif pourrait être "discuter de mes aliments préférés avec quelqu'un en anglais dans un mois". C'est le résultat souhaité que vous recherchez dans votre pratique.

ne laisse rien derrière

Il n'est pas très rare de trouver cette tâche qui aurait dû être terminée la semaine dernière. La prochaine fois, demandez-vous pourquoi il n'a pas été réalisé🇧🇷 Quelles ont été les difficultés ? Votre priorité doit-elle être modifiée ? Ou faut-il l'attribuer à quelqu'un d'autre ? Une partie de la tâche bloque-t-elle son exécution parce qu'elle n'est pas claire ? Connaître la raison du retard peut nous aider à être plus efficaces et à éliminer ces arriérés dans l'œuf.

Passez en revue vos listes de tâches quotidiennes

Comme dans n'importe quelle sphère de la vie, s'arrêter, réfléchir et revoir certains problèmes est très important et votre liste de choses à faire n'est pas différente. Chaque jour, prenez 5 ou 10 minutes et regardez votre liste de choses à faire. Si nécessaire, faites quelques ajustements pour qu'il continue à vous apporter des avantages et une routine plus organisée.

Applications utiles pour s'organiser

Google Keep

O Google Keep est l'application de notes de Google qui, avec une interface simple et intuitive, promet de rendre votre routine plus productive. Il est accessible via Android, iOS e à poser, tellement dans Windows combien dans le iMac🇧🇷 Synchronisé avec Google Drive, est parfait pour organiser les rendez-vous de la journée et d'autres informations que vous ne voulez pas perdre.

Comme d'autres applications du même style, le Google Keep permet, en plus de créer des notes, d'utiliser des signets et des rappels – favorisant l'achèvement de toutes les tâches à la date et à l'heure prévues. L'application dispose même d'un champ de recherche très efficace, permettant de rechercher facilement les notes créées : il suffit d'entrer un terme qui se trouve dans le contenu de la note ou de la liste, et il s'affichera.

Tâches Google

O Tâches Google C'est une autre façon d'organiser vos tâches quotidiennes. Avec lui, vous pouvez organiser des listes de tâches dans le cloud, permettant l'accès depuis n'importe quel appareil sur lequel vous avez accès à votre compte. Google🇧🇷 Il est également intégré à Google Agenda, ce qui entraîne l'ajout automatique de toute tâche avec une date au calendrier.

Non Tâches Google vous pouvez organiser vos tâches par sujet, comme vous préférez, via des listes. L'application peut être téléchargée à partir de Play Store, sur les téléphones portables Androidet dans le App Store, non iPhone🇧🇷 Pour PC, l'application est intégrée avec le Gmail et accessible depuis n'importe quel navigateur.

Trello

O Trello est une plateforme collaborative qui permet la gestion de projet, en alignant les tâches entre les équipes. Afin d'augmenter l'organisation et la productivité, l'outil est idéal pour les entreprises de tout segment et de toute taille. O Trello il peut également être utilisé pour des projets personnels, tels que l'organisation des tâches de travail, les travaux ménagers, la planification des vacances et les factures à payer.

Doté d'un système bien pensé, il permet de diviser les tâches en tableaux et en colonnes subdivisées selon le statut de chaque tâche (par exemple : à faire, en cours, en révision, terminée). L'outil a la plupart des fonctionnalités publiées gratuitement, mais avec quelques fonctionnalités payantes plus élaborées.

organiser

Disponible en versions en ligne, iOS e AndroidQu'il s'agisse d'un vin rare et exotique ou du même vin dans différents millésimes, quel que soit votre choix au organiser est une solution incroyable pour gérer ses finances personnelles – qui sont encore des tâches qui nécessitent de la planification, non ? En plus de permettre la saisie manuelle de toutes les dépenses de la journée, il y a la possibilité de lier votre carte de crédit et votre compte bancaire. Par conséquent, tous les mouvements effectués dans les deux canaux seront également démontrés dans le organiser.

Sur l'écran d'accueil de l'application, l'utilisateur peut déjà avoir un aperçu de ses finances. Ce n'est que dans cette première analyse qu'il est possible de savoir si les comptes sont positifs ou négatifs. L'application dispose même d'un onglet spécifique pour vérifier les mouvements grâce à des rapports qui apportent des informations telles que les revenus, les dépenses et les virements bancaires.

Google Agenda

Une autre application qui peut être très utile pour tous ceux qui ont besoin d'organiser leurs rendez-vous et leurs activités est le Google Agenda, un service de calendrier électronique virtuel avec un style très similaire et aussi facile à utiliser que le Gmail🇧🇷 L'outil se synchronise également avec toutes les autres applications du Espace de travail GoogleComme Gmail, Google Drive e Hangouts.

O Google Agenda Il a une interface très simple et facile à naviguer. Vous pouvez afficher vos rendez-vous par jour, semaine, mois ou rendez-vous (vous les verrez tous sous forme de liste). L'outil vous permet même de créer plusieurs agendas différents. Cette option est pour ceux qui utilisent l'outil pour leur vie professionnelle et personnelle ou aussi pour ceux qui ont d'autres projets différents.

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Fontes: Asana, PCMag, Lifehack.