Organisez vos contacts Gmail avec ces 10 conseils

Malgré les avancées technologiques qui promettent de dynamiser toujours plus nos relations sociales, l’email reste la principale forme de communication numérique, notamment professionnelle. Et en parlant de praticité, le Gmail est un titan des plateformes de messagerie électronique, comptant 1,5 milliard d'utilisateurs actifs dans le monde, détenant le surnom du plus grand service de messagerie et de contacts au monde.

Compte tenu de la nécessité du courrier électronique dans nos activités, il est essentiel que tous vos contacts soient corrects et bien organisés afin de ne pas commettre l'erreur de confondre les destinataires. En fait, cette organisation est essentielle pour accélérer tout message que vous devez envoyer.

Et étant la propre plate-forme de Google, cette tâche ne constitue pas un énorme casse-tête. Pour cela, le showmetech apprendre dix conseils infaillibles pour organiser vos contacts Gmail de manière affirmée pour tout besoin. Découvrez-le ci-dessous :

Rechercher et fusionner les contacts en double

Pour plusieurs raisons, la même personne peut être enregistrée dans votre Gmail avec deux contacts ou plus sur votre serveur. Que ce soit par accident ou par une panne qui a causé cela dupliquer, n'importe quel utilisateur peut rechercher et fusionner ces contacts Gmail identiques.

Pour ce faire, dans le menu latéral de votre Gmail, il y a l'option fusionner, qui effectue cette curation d'éventuelles copies d'un même contact Google, sur la base du même email, du même prénom et/ou nom, etc. Après cette analyse, si vous contestez des contacts réellement en double, il vous suffit de terminer en cliquant à nouveau sur « Fusionner ».

Si toutes les options de contact Gmail apparues à l'écran sont en fait des copies, l'utilisateur peut accélérer le processus en appuyant sur le bouton « Tout fusionner » ; S'il y a des réservations, le menu « Ignorer » supprimera individuellement l'exception, organisant ainsi votre Gmail et libérant de l'espace immédiatement.

Supprimez les contacts dont vous n'avez plus besoin

Une autre façon d'organiser Gmail est supprimer des contacts que vous n'utilisez plus ou qui, d'une manière ou d'une autre, ne sont pas importants pour vos activités. Les adresses spam peuvent être automatiquement enregistrées parmi vos contacts Google, ou d'autres qui ne répondent tout simplement plus à vos besoins. Pour y parvenir, ce processus plus manuel doit être réfléchi et crucial.

Supprimer un seul interlocuteur désejado :

1. Cliquez sur le contact dans le coin supérieur droit ;
2. Appuyez sur l'option « Supprimer ».

Pour supprimer deux ou plusieurs:

1. Sur votre téléphone portable, appuyez sur l'un des contacts puis sélectionnez les autres. Sur votre ordinateur, passez votre souris sur l'icône photo du contact et appuyez sur le carré qui apparaît ;
2. Après la sélection, cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit ;
3. Appuyez sur « Supprimer » ;
4. Confirmez l'action en cliquant sur « Déplacer vers la corbeille ».

Si vous souhaitez supprimer Tous les contacts:

1. Sur votre téléphone portable, appuyez sur l'un des contacts puis sélectionnez les autres. Sur votre ordinateur, passez votre souris sur l'icône photo du contact et appuyez sur le carré qui apparaît ;
2. Appuyez sur la flèche à côté du carré dans le coin supérieur de l'onglet « Contacts » et sélectionnez l'option « Tous »
3. Tous les contacts seront automatiquement marqués. Sur ce, allez aux trois points dans le coin supérieur droit ;
4. Sélectionnez l'option « Supprimer » ;
5. Confirmez l'action en cliquant sur « Déplacer vers la corbeille ».

Il convient de rappeler qu'une fois supprimés, les contacts Gmail restent stocké dans la corbeille et sont définitivement supprimés après 30 jours. Si après un certain temps vous ressentez des regrets, vous pouvez récupérer le contact En cliquant sur « Récupérer » dans la corbeille. Pour plusieurs, au lieu de taper, vous appuyez et cliquez sur les autres, puis cliquez sur « Plus » et terminez par « Récupérer ». Pour tous les récupérer, il vous suffit de cliquer sur les options « Plus », « Sélectionner tout » et « Récupérer ».

Synchronisez vos contacts

Autre point important pour organiser votre Contacts Gmail é activer la synchronisation automatique avec d’autres appareils et comptes. De cette façon, vous évitez de dupliquer vos contacts et de supprimer des contacts inutiles. S'il n'est pas activé, il n'est pas possible, par exemple, de récupérer les contacts Google déplacés vers la Corbeille.

Si vous possédez un Android, votre cas est plus sûr, après tout, les contacts Google sont déjà synchronisés avec les contacts du système d'exploitation. Pour iOS, les utilisateurs doivent suivre ces étapes :

1. Aller aux paramètres";
2. Faites défiler vers le bas et recherchez l'option « Mots de passe et comptes »
3. Cliquez sur « Ajouter un compte » et sélectionnez le logo Google
4. Vous serez redirigé vers l'écran du compte Gmail, connectez-vous à votre compte Gmail et appuyez sur « suivant » pour continuer ;
5. Lorsque la démarche est autorisée, terminez en cliquant sur « Enregistrer » ;
6. Ensuite, activez « Contacts » dans la liste pour synchroniser les contacts ;
7. Terminez en cliquant sur « Enregistrer » dans le coin supérieur droit.

Google Contacts agit également comme un cloud, il vaut donc la peine de sauvegarder tous vos contacts via l'application synchronisée par votre compte afin d'éviter la perte de ces données en cas de vol, de perte ou de casse de votre téléphone portable.

Modifier les noms des contacts

Après avoir fusionné les doublons et supprimé les contacts indésirables, une autre étape manuelle importante consiste à modifier le nom de vos contacts Gmail.

Les contacts dont seul le prénom ou le nom est répertorié (ou les anciens), les contacts qui vous ont été envoyés et qui ont été automatiquement enregistrés dans votre boîte de réception ou les rôles dans les entreprises dans lesquelles la personne ne travaille plus doivent être modifiés correctement pour améliorer leur dynamisme.

Pour modifier cela et organiser vos contacts Gmail, dans l'application Contacts :

1. Sélectionnez le contact souhaité et cliquez sur « Modifier » ;
2. Modifiez ce dont vous avez besoin, puis cliquez sur « Enregistrer ».

Remplissez vos coordonnées

Toujours dans le domaine de l'édition de vos contacts Google, une autre astuce pour organiser Gmail est remplissez plus de champs dans vos contacts, du moins ceux qui sont plus stratégiques et fréquents.

Lorsque vous cliquez sur « Modifier », utilisez les sections marquées par « + » et remplissez plus de données qui peuvent être utiles pour avoir un accès facile, comme l'adresse et la date de naissance – avec ces informations, d'autres services Google, comme Google Calendar et Google. Google Maps, dans ce cas, sont synchronisés avec le contact automatiquement.

Contacts uniquement par email ou par téléphone, il est conseillé d'avoir les deux en cas d'urgence. Plus il y en a, mieux c'est.

Créer un groupe de contact

Saviez-vous que c'est possible catégoriser vos contacts do Gmail? Au lieu de parcourir votre liste de contacts de haut en bas, vous pouvez gagner du temps créer des groupes et les classer selon leurs regroupements.

Groupe d'entreprises, contacts d'agence, groupe de secteurs… les possibilités sont nombreuses et dépendent de vos besoins et de votre routine. Voir ci-dessous:

1. Cliquez sur le signe « + » dans « Favoris » dans la barre latérale gauche ;
2. Entrez le nom et la description que vous souhaitez donner à l'étiquette ;
3. Terminez par « Créer ».

Le nouveau groupe sera positionné dans le menu latéral sous « Favoris » sur l'ordinateur, tandis que sur mobile, il apparaîtra en haut d'une page de contact.

Pour ajouter manuellement vos contacts qui appartiendront à la catégorie, sur votre ordinateur, la démarche est très simple : faites glisser l'email en maintenant enfoncé le bouton gauche de la souris et placez-le sur l'étiquette.

Pour les mobiles, il y a plusieurs étapes :

1. Appuyez sur l'e-mail choisi ;
2. Appuyez sur les trois points situés dans le coin supérieur droit ;
3. Sélectionnez « Déplacer vers » ;
4. Cliquez sur votre marqueur, qui sera toujours en dessous de l'option « Promotions ».

Le nouveau groupe sera positionné en haut de la page d'un contact.

Favorisez les contacts les plus utiles

Si vous avez quelques contacts Gmail importants et que vous ne ressentez pas le besoin de créer des libellés pour vos contacts Google, vous pouvez favoris de ces contacts pour qu'ils soient en premier sur votre liste. Pour les téléphones Android, les contacts favoris sont toujours mis en évidence dans l'application.

Pour ajouter des favoris sur votre téléphone portable et votre PC, cliquez simplement sur l'icône étoile. Sur l'ordinateur, l'icône est à gauche du contact, sur le portable l'étoile apparaît dans le coin droit du contact. Pour accéder au champ des favoris, aussi bien sur votre téléphone portable que sur votre ordinateur, appuyez simplement sur la section « Favoris » située dans le menu latéral.

Exportez vos contacts

Maintenant avec votre Contacts Gmail répertoriés et remplis, que diriez-vous de sauvegarder ces contacts organisés dans un endroit plus sûr ? Exportez vos contacts C'est un chemin très important car il constitue un itinéraire sûr en cas d'événements malheureux et imprévus. L'exportation permet également de migrer tous vos contacts Google vers d'autres services de messagerie, vous évitant ainsi la tâche manuelle de les ajouter un par un.

L'intégralité de l'historique des e-mails sera téléchargée en un seul fichier csv ou VCard – ne soyez pas surpris par cette étrange nomenclature. Pour exporter des contacts Gmail par l'ordinateur:

1. Sélectionnez un ou plusieurs contacts en cochant les cases en regard des noms des contacts sélectionnés. Si, dans ce cas, c'est tout, il y a une option présente dans le coin supérieur gauche, sous « Actions de sélection » puis « Tout ».
2. Après avoir sélectionné les contacts Google souhaités à exporter, dans le coin supérieur droit, cliquez sur la flèche pointant vers le haut ;
3. Sélectionnez l'option Google CSV et terminez avec « Exporter »

Par Android :

1. Ouvrez l'application et recherchez l'option « Réparer et gérer » en bas de l'écran et cliquez ;
2. Ensuite, appuyez sur « Exporter vers un fichier » ;
3. Définissez vers quel compte Google vous souhaitez exporter les contacts Gmail ou si vous préférez les exporter sur l'appareil lui-même ;
4. En choisissant le compte Google, cliquez sur « Exporter » ;
5. Terminez par « Enregistrer » avec les données du contact Gmail stockées dans le Google Drive du compte choisi, automatiquement au format .vcf.

Importer des contacts à partir d'autres sources

À l'avenir, une autre étape à suivre pour organiser vos contacts Gmail consiste à concentrer tous vos contacts en un seul endroit : si vous avez des sources dans d'autres applications, importez-les dans Google. Facilitez votre travail et enrichissez votre feuille de calcul de contacts. Pour ce faire, vous devez avoir téléchargé les contacts qui sera importé dans Gmail dans format CSV, tout bon?

Pour l'ordinateur :

1. Dans le coin supérieur gauche, cliquez simplement sur « Importer », sous la catégorie « Réparer et gérer » ;
2. Vide le fichier au format CSV ou VCard.

Par téléphone portable :

1. Dans l'application Contacts, dans le coin inférieur droit, cliquez sur « Réparer et gérer » ;
2. Cliquez ensuite sur « Importer depuis un fichier » ;
3. Choisissez le compte Google qui recevra l'importation ou enregistrez-le sur votre appareil sous « Appareil » ;
4. Sélectionnez le fichier CSV déjà téléchargé. Pour rationaliser le processus, il est conseillé que le fichier soit déjà stocké dans Google Drive de n'importe quel compte Google – car vous pouvez y accéder dans le coin supérieur de l'écran sous « Rechercher des fichiers dans d'autres applications ». Mais il n'y a pas de problème si le fichier n'est pas sur Google Drive : dans l'icône à trois lignes, située dans le coin supérieur gauche de l'écran, vous pouvez le trouver sur la carte SD du téléphone et sur l'appareil lui-même.
5. Cliquez sur « Enregistrer » pour terminer.

Sauvegarder les contacts

Une fois vos contacts Gmail organisés après beaucoup de travail, nous veillerons à ce que la liste finale de tous vos contacts ne se trouve pas uniquement dans le cloud – bien que ce soit un excellent moyen de protection.

Pour réaliser votre sauvegarde, dans votre compte Google :

1. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur « Données et confidentialité » ;
2. En faisant défiler plus bas dans la section, lorsque vous voyez le menu « Télécharger ou supprimer vos données », appuyez sur le bouton « Téléchargez vos données » ;
3. Google vous redirigera automatiquement vers Google Takeout et vous demandera de sélectionner les données à télécharger depuis toutes les applications Google. Dans ce cas, sélectionnez simplement votre email.

Mettre à jour les paramètres de sauvegarde automatique

Enfin, veiller à ce que l'organisation de Contacts Gmail j'en ai toujours un sauvegarde automatique dans le cloud, ce qui permet d'économiser du temps manuel qui serait autrement perdu.

Sur Android, vous pouvez activer et désactiver la fonctionnalité à l'adresse :

1. Menu « Réparer et gérer »
2. Ensuite, « Paramètres » ;
3. Sélectionnez l'option « Paramètres de synchronisation des contacts Google » ;
4. Choisissez le compte Google souhaité ;
5. Sélectionnez « Statut de synchronisation » et activez l'option

Déjà PC, il n'y a pas de possibilité de sauvegarder automatiquement la sauvegarde. Cependant, comme la sauvegarde automatique est authentifiée par le téléphone portable, l'intégralité du compte Gmail Il est enregistré dans le cloud, vous n'avez donc plus à vous soucier d'organiser vos contacts Gmail !

Voir aussi

Comment supprimer les anciens e-mails dans Gmail

Comment utiliser Gmail sur iPhone

Comment enregistrer d'autres comptes de messagerie dans Gmail

Fontes: Se servir de; Contact Réserver; Soutien Google; Statesman