8 astuces pour être plus productif en 2023 avec Google Workspace

La pandémie de COVID-19 étant moins préoccupante jour après jour, 56 % des entreprises sont adeptes d'un modèle de travail qui permet aux employés de travailler en personne quelques jours par semaine seulement.

En plus des outils d'appel vidéo, le Espace de travail Google est largement utilisé par les entreprises de toutes tailles et peut être un outil important pour vous permettre d'être plus productif au cours de la nouvelle année. Ceci est soutenu par la gestion du temps, un meilleur aperçu des e-mails, et plus encore. Découvrez huit conseils pour avoir un quotidien plus productif dès maintenant.

Utilisez Time Insights pour mesurer votre temps

O Google Agenda est un outil très complet qui permet d'organiser ce qui doit être fait dans une journée, un mois, une semaine et une année. Mais les utilisateurs de Espace de travail Google, depuis août 2022, peuvent accéder à un rapport sur le temps passé sur chaque activité inscrite à l'agenda.

Et son utilisation est très simple : après avoir créé le rendez-vous, il suffit de le catégoriser avec une couleur pour mesurer l'urgence (comme le rouge) et l'outil pourra mesurer le temps passé en réunion sur les sujets les plus divers. Cela vous permet d'avoir une vue sur les tâches que vous avez effectuées tout au long de la journée et, si nécessaire, de les organiser pour rendre votre journée plus productive.

Configurer le lieu et les heures de travail

Le plus gros conseil pour être plus productif en 2023 est de bien contrôler votre Agenda et surtout faites comprendre aux personnes qui travaillent avec vous qu'aucun événement imprévu ne se produise. Qui est dans une entreprise avec le Espace de travail Google parvient à signaler non seulement l'heure, mais aussi l'endroit où il travaille en semaine.

Ce ne sera pas toujours que vous travaillerez au bureau, mais lorsque vous le ferez, les gestionnaires ayant une vue complète de votre Agenda peut faciliter la planification d'une réunion de bureau en face à face lorsque le plus de personnes seront sur place. C'est quelque chose de simple, mais cela fait une différence totale lorsqu'il est mis en pratique.

Marquer les rendez-vous dans votre agenda Google

Vous ne serez pas toujours disponible pour les réunions et un moyen de le signaler à vos collègues est d'utiliser la ressource temps disponible🇧🇷 La fonctionnalité vous permet de signaler quand vous pouvez entrer dans des réunions ou tout autre sujet et peut être utilisée comme alerte d'absence temporaire.

Une autre façon de signaler que vous êtes actuellement occupé et que vous ne pouvez pas être appelé consiste à utiliser le prise de rendez-vous, qui, comme son nom l'indique, vous permet de signaler que vous vous occupez d'autres affaires et que vous ne pouvez pas être appelé pour le moment.

Imaginez qu'au milieu de la journée, vous ayez un rendez-vous au travail et que malgré la notification de vos collègues, quelqu'un finisse par planifier une réunion importante ? Ce ne sera plus une réalité avec la fonctionnalité prise de rendez-vous do Espace de travail Google.

Visualisez les tâches plus facilement

Les tâches récurrentes ou les tâches qui doivent simplement être accomplies dans un laps de temps spécifique peuvent être contrôlées dans le Espace de travail Google grâce à la visualisation dans Agenda, à travers le filtre Les tâches🇧🇷 Après avoir créé la tâche comme rappel de ce qui doit être fait et signalé le jour et l'heure, vous pouvez non seulement voir ce qui a déjà été fait, mais aussi ce qui est en retard.

O Google il précise également qu'il est possible de programmer que vos tâches récurrentes soient automatiquement ajoutées au Calendrier afin que vous n'ayez pas à vous inscrire tous les jours.

Filtrez votre boîte mail

Combien de mails recevez-vous chaque matin ? Une façon de réduire la quantité de ce que vous voyez chaque jour et d'aller directement à ce qui doit être résolu consiste à créer des filtres contenant des mots spécifiques. Par exemple, vous pouvez paramétrer qu'aucun e-mail contenant le mot "désabonnement", que l'on trouve généralement dans les newsletters, ne s'affiche dans la boîte de réception.

Une autre façon de montrer ce qui devrait être prioritaire dans votre Gmail il s'agit de mettre en signet le message de votre patron ou de votre responsable afin qu'il soit prioritaire chaque matin. En plus d'être à la disposition des utilisateurs du Espace de travail Google, la fonction de mise en signet d'une adresse e-mail peut être utilisée par les utilisateurs de comptes gratuits.

Utilisez des assistants d'écriture pour être plus productif

O Smart Compose est une fonctionnalité disponible depuis août 2018 qui permet de proposer automatiquement des réponses rapides telles que "ci-joint" ou "sincèrement" dans des applications telles que Gmail, Google Docs ou encore Sheets, ce qui permet de gagner du temps au quotidien.

O Réponse intelligente fonctionne de la même manière : des suggestions de texte prêtes à l'emploi sont également proposées, basées sur machine learning🇧🇷 Tout le contenu écrit par Google il peut également être entièrement modifié par les utilisateurs avant l'envoi du message. C'est une autre façon d'être plus productif en 2023 en laissant les phrases que vous tapez à différents moments de la journée être tapées par le Gmail.

Faire le suivi d'une réunion passée

Les réunions en ligne font désormais partie de notre quotidien dans diverses tâches et afin de ne rien manquer, même si vous n'êtes pas dans la salle virtuelle en ce moment, il est toujours possible de vérifier tout ce qui s'est dit si vous avez un Espace de travail Google.

La société met déjà à disposition un outil qui enregistre et même crée des résumés intelligents afin que les utilisateurs puissent tout lire sans avoir à arrêter des heures de leur quotidien. En pratique, vous pouvez arrêter de regarder les enregistrements avec de longues heures et simplement lire les résumés simplifiés.

Collaborez en ligne avec Google Docs

En terminant nos conseils, il est toujours utile de rappeler que l'outil de création de texte de Google il peut être utilisé en ligne et par plusieurs personnes en même temps. Un nouveau document peut également être facilement créé en tapant l'adresse doc.nouveau dans le navigateur et une personne peut être invitée à collaborer via une mention via @.

Il convient également de rappeler qu'un flux de travail peut être créé afin que votre équipe (ou vous-même) puisse livrer ce qui est nécessaire dans les délais impartis. Espace de travail Google peut être souscrit mensuellement à partir de 28 BRL par utilisateur Et en plus des fonctionnalités pour être plus productif, il y a 30 Go de stockage Google Drive et une foule d'autres outils réservés aux membres.

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